퇴직서, 사직서 작성방법 정리

얼마 전, 오랜만에 연락이 닿은 선배가 퇴직 문제로 조언을 구해왔다. 본인의 의지로 회사를 떠나는 상황이었음에도 어떤 문서를 어떻게 작성해야 할지 몰라 당황했다고 한다. 사실 나 역시 몇 해 전, 이직을 준비하며 비슷한 고민을 한 적이 있었다. ‘사직서’와 ‘퇴직서’의 차이조차 명확히 알지 못한 채, 검색에 검색을 반복했던 기억이 아직도 선명하다.

직장인이라면 언젠가는 한 번쯤 마주하게 되는 이 문서들. 실제 경험을 토대로 보다 현실적이고 실용적인 정보 중심으로 정리해본다.

퇴직서와 사직서의 개념 차이

두 문서는 언뜻 유사해 보이나 쓰이는 맥락에서 분명한 차이가 존재한다.

• 사직서는 본인이 자발적으로 직장을 그만두겠다는 의사를 밝히는 문서이다. 건강상의 이유, 가정 사정, 혹은 더 나은 커리어를 위한 결정 등이 주된 배경이 된다.
• 퇴직서는 보다 넓은 개념으로, 정년퇴직이나 구조조정, 혹은 자발적인 사직 등 모든 종류의 퇴직 상황을 포괄한다.

대부분의 일반적인 퇴사는 자발적 퇴직이므로, 사직서를 작성하는 경우가 많다. 실제로 내가 다녔던 회사에서도 퇴사할 때는 ‘사직서’를 요구했다. 하지만 인사팀에서는 이를 내부 시스템상 ‘퇴직처리’로 분류했기 때문에 혼동이 있었다. 용어의 차이지만, 인사담당자 입장에서는 정확한 표현을 사용하는 것이 중요하다.

사직서 작성 시 기본 구성

문서를 작성할 때는 다음과 같은 기본 틀을 따르면 된다. 필수적인 항목만 포함하여 간결하게 정리하는 것이 바람직하다.

1. 제목: 문서 상단에 "사직서"라는 제목을 명시한다.
2. 수신자: 일반적으로 인사팀장 또는 소속 부서의 최고책임자를 기재한다.
3. 본문 구성:
   • 첫 문단: 퇴사 의사를 밝히고 회사에 대한 감사의 마음을 전한다.
   • 두 번째 문단: 사직 사유를 간결하게 서술한다.
   • 세 번째 문단: 퇴사 예정일과 인수인계에 대한 협조 의사를 밝힌다.
4. 작성자 정보 및 작성일: 이름, 소속, 직급, 연락처를 적고, 작성일을 명시한다.
5. 서명 또는 날인: 마지막에 서명 또는 도장을 찍는다.

사직서 작성 시 유의사항

내가 직접 작성했던 경험에 비춰보면, 사직서에는 ‘예의’와 ‘간결함’이 동시에 요구된다. 과도하게 감정을 담거나, 불만을 나열하는 것은 절대 금물이다.

• 감정적 표현은 피하고, 중립적인 어조를 유지한다.
• 사직 사유는 간단명료하게 표현한다. ‘개인 사정’ 등 일반적인 문구가 적절하다.
• 퇴사일을 정확히 기재하여 혼선이 없도록 한다.
• 회사의 인사 규정을 확인 후, 제공된 양식이 있다면 그대로 사용한다.

회사에 따라 퇴직 문서를 제출해야 하는 시점이 다르므로 이 역시 확인이 필요하다. 실제로 이전 직장에서는 한 달 전 통보가 원칙이었지만, 팀장과의 협의를 통해 3주 전으로 조정했던 사례도 있다. 인사와의 커뮤니케이션이 문서보다 더 중요할 때도 있는 셈이다.

문서가 아닌 태도가 남는다

사직서나 퇴직서는 단순한 종이 한 장이 아니다. 근로자의 마지막 인상을 남기는 문서이며, 향후 경력 관리에도 영향을 미칠 수 있다. 나는 퇴사 당시 마지막까지 성실하게 마무리하며 좋은 이미지를 남겼고, 시간이 흐른 지금도 그 회사 사람들과 좋은 관계를 유지하고 있다.

특히 요즘처럼 이직이 흔한 시대에는 퇴사도 하나의 전략이 될 수 있다. 사직서를 어떻게 쓰느냐는 작지만 중요한 첫걸음이다.

정중하고 명확한 사직서는 곧 자신의 품격을 드러내는 수단이다. 불필요한 감정이나 과한 장황함을 배제하고, 정확하고 성실하게 작성한다면 좋은 마무리가 될 수 있다. 이 글을 통해 처음 퇴사를 준비하는 누군가에게 작은 도움이 되기를 바란다.